Данные службы: федеральные суды настаивают компаний полиции их учета

ЗАПУСК 1 декабря, федеральные суды будут устанавливать новые правила процедуры по делу судебного процесса, требующие, чтобы компании создавать, использовать и хранить их деловой документации с одним глазом на их потребности бизнеса, а другой правовой системы. Почему? Потому что суды хотите компаний для получения доказательств с минимальной задержкой и суеты, когда они участвовать в судебных разбирательствах.

Немедленного цель этих новых правил юридической профессии; суды хотите адвокатов, чтобы приспособиться к компьютерной эры. Но бизнес будет делать тяжелую, с тем чтобы юристы соблюдать новые правила, и хорошего размера акционерного общества, в крайнем случае, возможно, придется потратить миллионы обновлении своей ИТ-инфраструктуры и поддержку в связи с новыми поправками.

Проблема состоит в легкости, с которой предприятия собирать записи в компьютерной эры. В прошлом, столкнувшись с бремя по поддержанию бумажных носителях, предприятий ограничивает их учета к основным документам, а суды нашли сравнительно легко определить подлинность таких отчетах, как пришли в качестве доказательства. В компьютерный век, с другой стороны, это легко хранить, изменять, потерять или даже уничтожить записи, потому что они, в конце концов, просто электронных импульсов прятали в той или иной многих местах - на сервер, рабочая станция , ноутбук, флэш-диск, даже телефона.

В результате, компании не строго полицейской процесс держать вообще слишком много "записи", и они не могут легко отличить пшеницу от плевел, когда он должен обратиться в суд.

Суды хотите предприятиям получить на вершине этой проблемы путем разработки всеобъемлющей политики, направленной на хранения, каталогизации и сохранения электронных записей, так что они могут производить надежные доказательства по требованию с минимумом суеты и беспокоиться.

В долгосрочной перспективе, новые правила могут сократить расходы от юридических счета компаний, но в настоящее время процесс обнаружения в сложных судебный процесс - это процесс просеивания через компанию записи, чтобы найти те, которые имеют отношение к этому вопросу на ручной -может растянуться на несколько сотен тысяч, а иногда и миллионы долларов. В краткосрочной перспективе компании могут преддверии большой вкладки, чтобы модернизировать свои системы записи, хотя это невозможно поставить номера усилия на данный момент, поскольку только из крупнейших компаний, похоже, начали усилий и многие из них еще не закончил.

Для компаний, которые еще не начали этот процесс, получить в соответствие до декабря я может оказаться трудной задачей, по словам Ричарда Батиста, исполнительный директор Gemstar-TV Guide International. "Компании, которые имеют значительный опыт работы со сложными по делу может иметь преимущество в том, лучше подготовиться, потому что они имели дело с большими электронными проектами открытия и в большей степени оценят последствия новых правил для них", Баттиста говорит. "Но те компании, чьи адвокаты еще не начали оценки изменения правил в связи с их ИТ-подразделений могут оказаться в сложном положении в 2007 году".

Это не означает, однако, что компании должны делать это их главная цель не позволить суду счастливыми, согласно Рон Корабли, которые, как старший вице-президент по правовым вопросам и судебных разбирательств, контролирует деятельность Gem-звезды-TV Guide в соответствии с новые правила. Предприятия должны осуществлять свою правовую обязанность представить доказательства для суда, Нав говорит, но не за счет самого бизнеса.

"Иногда недоразумение о том, что правовые требования в самом деле может добавить излишней сложности и расходы на судебное разбирательство", говорит Нав. "Например, вам нужно держать стоит 10 лет резервных лент? Трудно представить веские основания для этого бизнеса".

Иными словами, компании должны отказаться от данных в отсутствие хороших деловых или юридических оснований держать его - и стоять на страже, что они общаются. Это означает, полицейских данных для обеспечения своей безопасности, поиска путей для файлов, поиска и извлечения данных по тематике и индексирования, обучение сотрудников надлежащих процедур учета и контроля всего процесса, чтобы продемонстрировать надежность доказательств производят в суде . В настоящее время, новые правила распространяются только на судебном процессе в федеральном суде, но это лишь вопрос времени, когда государственные суды ввести аналогичные правила.

Начало в соответствие с новыми правилами доказательств неплохо один другой причине - а именно, что не сделал этого могут быть катастрофическими. В прошлом году в борьбе с мошенничеством обвинений, выдвинутых против него инвестора Рональд Перельман, Morgan Stanley показал себя так небрежен в своей электронной почте учета, что судья в этом вопросе постановил, что дом, инвестиционно-банковские действовал недобросовестно. Каков же результат? $ 1,45 млрд. вердикт в пользу Перельмана.

Майкл А. Gold (<a href="mailto:mag@jmbm.com"> <mag@jmbm.com />) является партнером в Лос-Анджелесе юридической фирмы Джеффер Мангелс, Батлер

Невин Санли (<a href="mailto:nsanli@sphvalue.com"> <nsanli@sphvalue.com />), ASA, президент и соучредитель "Лос-Анджелес оценки бизнеса фирмы Санли Пасторе